Conditions générales des commerçants

Les présentes conditions régissent l'usage de Oktapus par un commerçant, c'est-à-dire par un professionnel qui ouvre un programme de fidélité sur la plateforme. Le client qui collectionne des cachets a un document distinct, les conditions d'utilisation clients, et ce sont celles-là qui s'appliquent à lui.

Elles sont acceptées au moment où un commerce est ouvert depuis l'espace commerçant, et elles forment l'accord entre Altis Koten SRL et le commerçant. Il n'y a pas de version à venir : celle-ci est la version applicable, et toute modification suit la procédure décrite plus bas.

Oktapus remplace la carte à tampons en carton. Le commerçant affiche une affiche imprimée qui inscrit ses clients. Pour recevoir un cachet, le client montre son code dans l'application Oktapus, et le commerçant le scanne avec Oktapus Pro, l'application commerçante, sur son propre téléphone ou sa propre tablette. À défaut d'application, le client peut montrer son code depuis l'espace client du site, et le commerçant le scanner depuis le navigateur de son téléphone, dans l'espace commerçant. Ce chemin de secours demande du réseau à chaque cachet. Au forfait sans contact, le client peut aussi approcher son téléphone de la carte sans contact du commerce. Quand la carte de fidélité est pleine, la récompense est remise au passage suivant et une nouvelle carte s'ouvre avec ce cachet.

Oktapus fournit la plateforme, l'application du client, l'application Oktapus Pro, l'espace commerçant, l'espace client et les supports à imprimer. Oktapus ne fournit pas la récompense et n'est jamais partie au contrat entre le commerçant et son client.

Un compte s'ouvre avec une adresse e-mail et un code à six chiffres. Il n'y a pas de mot de passe.

Le commerçant répond de l'accès à la boîte de réception associée à son compte : quiconque reçoit un code reçoit l'accès. Une adresse qui change se met à jour depuis l'espace commerçant, avant de perdre l'ancienne.

Un commerce peut compter plusieurs personnes, chacune avec son propre compte et son propre rôle : propriétaire, administrateur, employé. Aucun compte n'est partagé, et aucun appareil de comptoir ne porte le compte de quelqu'un d'autre.

Le propriétaire répond des accès qu'il accorde et des gestes posés sous ces accès. Un accès se retire depuis l'espace commerçant, et son retrait est immédiat.

Deux forfaits, et ce qui les sépare est le geste au comptoir, pas une liste de fonctions bloquées.

• Le forfait gratuit : le code du client scanné avec Oktapus Pro ou depuis le navigateur, l'affiche à imprimer, les visites et les cachets sans limite, toute l'équipe, et jusqu'à 100 clients inscrits. Au-delà, rien ne se bloque au comptoir : le commerçant est prévenu.
• Le forfait à 14,90 euros par mois : la carte sans contact envoyée par la poste, avec le code du client en secours, les clients inscrits sans limite, les chiffres du commerce et le concours Oktapus. Le concours ne se tient qu'en Belgique et en France, il n'est pas encore lancé, et il n'ouvrira ensuite dans une région qu'à partir de 10 commerces abonnés (voir la section sur le concours).

Le forfait payant se souscrit en ligne, depuis l'espace commerçant de oktapus.app, dès que le paiement en ligne y est ouvert. Tant qu'un commerce n'y a pas souscrit, aucune facture ne lui est émise.

Le forfait gratuit est gratuit, sans carte bancaire et sans durée d'engagement.

Le forfait sans contact coûte 14,90 euros par mois, taxe sur la valeur ajoutée comprise au taux applicable. Une entreprise assujettie à la TVA dans un autre État membre de l'Union européenne que la Belgique, dont le numéro a été vérifié auprès du registre européen VIES, est facturée du même montant hors TVA : la taxe est alors due par le commerçant lui-même, selon le mécanisme d'autoliquidation. Le paiement se fait d'avance pour chaque mois, par carte bancaire ou par prélèvement SEPA. Aucun prélèvement n'a lieu sans une souscription explicite.

Les factures sont émises par Altis Koten SRL (BE 1037.896.832), Traverse d'Esope 6, 1348 Ottignies-Louvain-la-Neuve, Belgique, au nom et à l'adresse de facturation indiqués par le commerçant.

• Qui peut souscrire : un commerce dont l'adresse de facturation est en Belgique ou en France, par son propriétaire, depuis la page « Mon abonnement » de l'espace commerçant.
• Durée et renouvellement : l'abonnement est mensuel et se renouvelle automatiquement chaque mois, à la date de la souscription, jusqu'à sa résiliation.
• Résiliation : possible à tout moment depuis la gestion de l'abonnement. Elle prend effet à la fin de la période mensuelle en cours. Le forfait reste actif jusque-là, puis le commerce revient au forfait gratuit, avec ses clients et leurs cartes.
• Remboursement : la période en cours n'est pas remboursée, sauf dans les cas où la loi l'impose.
• Prélèvement SEPA : en choisissant ce moyen de paiement, le commerçant accepte un mandat de prélèvement SEPA au profit de Altis Koten SRL, présenté lors du paiement. Un prélèvement met quelques jours ouvrables à être confirmé, et le forfait s'active à sa confirmation.
• Paiement refusé : si un renouvellement échoue, le forfait reste actif pendant un délai de grâce de 7 jours, pendant lequel le paiement est de nouveau tenté et le commerçant est prévenu par courriel. La carte sans contact continue de fonctionner pendant ce délai, mais le concours est suspendu. Sans paiement au terme du délai, le commerce revient au forfait gratuit.
• Kit : le premier paiement inclut un kit contenant la carte sans contact, envoyé par la poste en Belgique ou en France, à l'adresse de livraison indiquée par le commerçant. Un seul kit est envoyé par commerce, sauf le remplacement d'un kit perdu pendant son acheminement.
• TVA : une entreprise assujettie à la TVA dans un autre État membre de l'Union européenne que la Belgique, dont le numéro est vérifié auprès du registre VIES, est facturée hors TVA selon le mécanisme d'autoliquidation (article 196 de la directive 2006/112/CE). À défaut, la TVA est comprise dans le prix, au taux applicable.
• Factures : elles sont émises par Altis Koten SRL, envoyées par courriel et disponibles dans la gestion de l'abonnement.

Le commerçant fixe le nombre de cachets et le libellé de la récompense, et il peut les changer. Un changement ne vaut que pour les cartes ouvertes après lui : une carte déjà entamée garde les règles sous lesquelles elle a commencé.

La récompense est due par le commerçant, dans son commerce, et Oktapus n'en garantit ni la valeur ni la disponibilité. Un cachet posé par erreur se corrige depuis l'espace commerçant, et la correction est tracée.

L'affiche imprimée fait adhérer un client à un programme. Elle ne donne jamais de cachet, et elle peut rester en vitrine.

Le code que le client montre dans l'application Oktapus, ou dans l'espace client du site, donne un cachet, une fois. Il est calculé par le téléphone du client, il change toutes les trente secondes, et il vaut pour le client qui le montre. Le commerçant et son équipe le scannent avec Oktapus Pro, ou depuis le navigateur dans l'espace commerçant, au comptoir, en présence du client. Scanner un code hors du comptoir ou en l'absence du client, ou scanner un code qui a été partagé, par exemple en capture d'écran, revient à distribuer des cachets, et le commerçant en supporte seul les conséquences.

La carte sans contact donne un cachet au client qui en approche son téléphone. Elle reste dans le commerce. L'en sortir ou la confier à quelqu'un revient de même à distribuer des cachets.

Quel que soit le geste, un client ne reçoit pas plus de cachets d'un même commerce en dix minutes que la limite choisie par ce commerce, trois par défaut, et le journal du commerce nomme le membre de l'équipe qui a scanné.

Le concours Oktapus fait partie du forfait sans contact. Altis Koten SRL en est le seul organisateur et le finance seule, selon un règlement que les participants lisent dans l'application Oktapus. Le commerçant n'en est ni l'organisateur ni le sponsor : il accueille les gagnants qui lui sont envoyés et honore leurs bons, selon la section « Les bons du concours ».

• Pays et lancement : le concours ne se tient qu'en Belgique et en France. Il n'est pas encore lancé : aucun concours ne s'ouvre, dans aucune région, avant que Oktapus le lance, et les commerçants abonnés en seront prévenus par courriel.
• Ouverture : le concours ouvre dans une région quand au moins 10 commerces de cette région sont abonnés au forfait sans contact, avec un abonnement à jour, ouverts, non suspendus et avec un programme de fidélité actif. Tant que ce seuil n'est pas atteint, le commerce n'a pas de concours.
• Région : la région d'un commerce est sa commune. En Belgique, c'est la commune que désigne son code postal, et les dix-neuf communes de la Région de Bruxelles-Capitale forment une seule région. En France, ou à défaut d'un code postal belge reconnu, c'est la localité indiquée par le commerce.
• Information : à sa demande, Oktapus indique au commerçant si le concours est ouvert dans sa région et, sinon, combien de commerces de sa région sont abonnés au forfait sans contact.
• Changement du plancher ou de la région : un relèvement du plancher ou un changement de la définition de la région qui ferait perdre le concours à un commerce qui l'a est annoncé aux commerces concernés par courriel au moins trente jours avant de s'appliquer, comme une modification défavorable de ces conditions.
• Rotation : une fois la région ouverte, les commerces abonnés de la région accueillent les gagnants chacun à son tour, et aucun n'en reçoit un deuxième avant que tous en aient reçu un. C'est un tour, pas une garantie de fréquentation : un gagnant peut ne pas venir, et un concours peut ne désigner aucun gagnant.
• Ce qui n'est pas garanti : Oktapus ne garantit ni un nombre de gagnants, ni leur venue, ni un chiffre d'affaires. Le nombre de bons par soirée, la fréquence des concours et donc la durée d'un tour dépendent du nombre de commerces de la région et des réglages du concours. Une région qui n'ouvre pas, une soirée qui ne désigne personne ou un gagnant qui ne vient pas n'ouvrent droit à aucune compensation.
• Participation : les commerçants partenaires et les membres de leur équipe ne peuvent pas participer au concours. Un compte propriétaire ou membre de l'équipe d'un commerce sur Oktapus qui n'est pas fermé, quel que soit son forfait, ne peut pas y répondre, et la participation d'un compte qui rejoint une équipe avant le tirage n'entre pas dans le tirage.
• Faire connaître le concours : le commerçant peut faire connaître le concours à ses clients avec les supports fournis par Oktapus, sans en modifier les conditions, sans promettre de gain et sans lier la participation à un achat. Il s'engage à ne pas organiser de tirage au sort ou de concours qui lui soit propre sur Oktapus ou au moyen de Oktapus. Il informe les membres de son équipe des règles de cette section et de la suivante.
• Suspension : Oktapus peut suspendre le concours, dans une région ou partout, pour l'un des motifs suivants, et pour le temps nécessaire à y remédier : une fraude ou une tentative de fraude, un problème technique ou de sécurité, une exigence légale ou réglementaire, la décision d'une autorité ou d'une juridiction, une exigence d'Apple ou de Google pour les applications Oktapus, ou un cas de force majeure. La suspension prend effet immédiatement quand son motif l'impose, et les commerces concernés en sont informés par courriel, avec son motif. Pendant une suspension, aucun nouveau concours ne s'ouvre, ceux qui sont en cours vont jusqu'à leur tirage, et les bons déjà gagnés restent à honorer et à rembourser.
• Modification ou arrêt : Oktapus peut modifier le concours (le nombre ou la valeur des bons, la fréquence des concours, le plancher d'ouverture, la définition de la région) ou y mettre fin, pour une raison objective qu'elle indique : une évolution de la loi ou de son interprétation par une autorité ou une juridiction, une exigence d'un fournisseur ou d'un magasin d'applications, ou un coût du concours devenu disproportionné à sa participation. Un changement défavorable au commerçant lui est annoncé par courriel au moins trente jours avant de s'appliquer, comme le prévoit la section « Modification des conditions ».
• Droit du commerçant : l'abonnement se résilie à tout moment, sans frais, avec effet à la fin de la période mensuelle en cours. Une suspension, une modification ou un arrêt décidé dans ces conditions n'ouvre droit à aucune autre indemnité.

Un bon du concours vaut 10 euros, TVA comprise. Il est financé par Altis Koten SRL, pas par le commerçant, et le gagnant le dépense dans le commerce que la rotation lui a désigné. Ce qui suit s'applique au commerce qui accueille des gagnants.

• Accepter le bon : pendant sa validité et aux heures d'ouverture, le commerçant accepte tout bon du concours qui désigne son commerce, en paiement de produits ou de services de son offre habituelle, dans le respect des règles qui s'appliquent à ces produits.
• Au moins un produit à 10 euros : le commerce qui accueille des gagnants s'engage à proposer au moins un produit ou un service à 10 euros ou moins, sans supplément, que le gagnant peut payer entièrement avec son bon.
• Aux mêmes conditions que ses autres clients : il ne peut ni augmenter ses prix, ni exiger un montant minimal d'achat, ni facturer de frais, ni réserver le bon à certains produits.
• Une fois, sans rendu : le bon s'utilise en une seule fois. Il n'est jamais échangé contre de l'argent et ne donne lieu à aucun rendu de monnaie.
• Scanner au moment de la vente : le bon est scanné avec Oktapus Pro et confirmé au moment où le gagnant est servi. Oktapus Pro indique si le bon est valable. Un bon expiré, déjà utilisé ou destiné à un autre commerce est refusé.
• Refus : un commerçant qui refuse un bon valable sans motif sérieux manque à ces conditions. Oktapus remplace alors le bon du gagnant et peut retirer le commerce de la rotation dans les conditions du point « Retrait de la rotation ».
• Remboursement : Oktapus rembourse chaque bon scanné et confirmé dans Oktapus Pro pendant un mois civil par virement SEPA, au plus tard le 5 du mois suivant, à sa valeur faciale, sans commission ni frais, sur le compte bancaire que le commerçant a communiqué à Oktapus. Oktapus Pro affiche la date de ce virement dès que le bon est confirmé. Tant que le commerçant n'a pas communiqué son compte bancaire, les montants restent dus et sont payés avec le virement suivant.
• Décompte : chaque virement est accompagné d'un décompte qui liste les bons remboursés. Ce décompte n'est pas une facture et ne porte pas de TVA.
• TVA : Oktapus paie ce montant comme tiers, pour le compte du gagnant : c'est le prix de la prestation que le commerçant fournit au gagnant. Le commerçant en doit la TVA comme sur toute vente, au taux applicable à ce qu'il a vendu, et n'adresse pas de facture à Oktapus pour ce montant.
• Ce qui n'est pas remboursé : un bon qui n'a pas été scanné et confirmé avant son expiration, et un bon scanné une seconde fois, puisqu'un bon n'est remboursé qu'une fois. Un bon obtenu ou validé par fraude, par exemple scanné en dehors d'une vente réelle, n'est pas remboursé non plus, et son montant peut être réclamé au commerçant s'il a déjà été payé.
• Vérification : lorsque des éléments objectifs indiquent qu'un bon a été validé sans vente réelle, Oktapus peut suspendre le remboursement des bons concernés le temps de vérifier, en informant le commerçant du motif. Un montant payé à tort est restitué par le commerçant ou, avec son accord écrit, déduit des remboursements suivants.
• Preuve : l'enregistrement du scan et de sa confirmation dans Oktapus Pro fait foi du remboursement dû, sauf preuve contraire apportée par le commerçant.
• Contestation : le commerçant peut contester un décompte par écrit dans les trente jours qui suivent sa réception. Oktapus répond dans les trente jours.
• Après le départ : un bon émis avant que le commerce quitte le forfait sans contact, soit suspendu ou ferme son programme reste à honorer jusqu'à sa date d'expiration, tant que le commerce est ouvert. Le remboursement suit le bon, pas le forfait : il reste dû pour chaque bon honoré.
• Retrait de la rotation : Oktapus peut retirer un commerce de la rotation du concours lorsqu'il refuse des bons valables, valide des bons sans vente réelle, ne propose aucun produit ou service à 10 euros ou moins, ou manque autrement aux règles de cette section. Le retrait n'a lieu qu'après un avertissement écrit, envoyé par courriel, qui indique ce qui est reproché et le délai pour y remédier. Le commerce garde son abonnement et ses autres fonctions, et il retrouve sa place dans la rotation quand le manquement a cessé, sauf fraude avérée.

Le commerçant s'engage à ne pas poser de cachets fictifs, à ne pas revendre l'accès à la plateforme, à ne pas tenter d'en contourner les limites techniques, et à respecter les règles applicables à son activité et à ses offres promotionnelles.

Un programme de fidélité ne peut pas être utilisé pour collecter les données des clients à d'autres fins que la fidélité, ni pour exclure une personne sur un motif protégé par la loi.

Tout ce que le commerçant publie sur Oktapus, le nom, la description, l'adresse et la récompense du commerce, relève de sa responsabilité : ce contenu doit être exact, licite et exempt de propos haineux ou choquants.

Les clients sont les clients de Oktapus autant que ceux du commerçant, et leurs données sont traitées par Altis Koten SRL en qualité de responsable du traitement, selon la politique de confidentialité.

En pratique, le commerçant ne reçoit aucune donnée personnelle de ces clients : son espace affiche des nombres, membres du programme, cachets du jour et récompenses remises. Pour les membres de son équipe, il connaît leur adresse, parce que ce sont ses collaborateurs et qu'il les a invités.

Oktapus s'engage sur une obligation de moyens : maintenir le service accessible, corriger les incidents dans un délai raisonnable et prévenir des interruptions programmées quand elles sont prévisibles.

Aucun niveau de service contractuel n'est promis, ni sur le forfait gratuit ni sur le forfait payant tant qu'il n'est pas ouvert. Quand le comptoir ne répond pas, le commerçant sert son client et le cachet se rattrape ensuite.

Un commerce peut être suspendu lorsqu'il pose des cachets fictifs, lorsqu'il met en danger la sécurité du service ou les données d'autrui, ou lorsqu'il utilise la plateforme pour une activité illicite.

Un commerce peut aussi être suspendu lorsque ce qu'il publie sur Oktapus, son nom, sa description, son adresse ou sa récompense, est illicite, haineux, trompeur ou choquant, notamment après le signalement d'un client. Un commerce suspendu n'apparaît plus aux clients dans les listes, la recherche et la carte de l'application, et ne peut plus poser de cachets ni accueillir de nouveaux membres ; ses clients gardent leurs cartes et leurs cachets, et la levée de la suspension rétablit le commerce tel qu'il était.

Sauf urgence ou obligation légale, la suspension est précédée d'un avertissement par courriel indiquant ce qui est reproché et le délai pour y remédier.

Un commerce se ferme depuis la page de suppression de ce site, par le dernier de ses propriétaires, après vérification de son adresse par un code à six chiffres et après avoir saisi le nom exact du commerce.

La fermeture est immédiate et définitive : les cartes des clients, leurs cachets, les adhésions et les accès de l'équipe partent avec le commerce, il n'y a pas de fenêtre de trente jours comme pour un compte, et aucune restauration n'est possible. Les clients ne sont pas prévenus par nos soins, y compris ceux dont une carte pleine attendait sa récompense : c'est au commerçant de le faire. Un commerçant qui veut se retirer sans fermer le commerce en cède la propriété à quelqu'un d'autre.

La marque Oktapus, son logo, ses interfaces, ses supports imprimés et son code restent la propriété exclusive de Altis Koten SRL.

Ce que le commerçant apporte, le nom de son commerce, son logo, ses photos et le libellé de ses récompenses, reste le sien. Il nous accorde le droit de l'afficher dans l'application, sur ses supports imprimés et sur ses pages du site, pour la seule durée de son programme.

Oktapus n'est pas partie à la relation entre le commerçant et ses clients, ne garantit aucun volume de fréquentation et n'est pas responsable de la récompense promise. Le commerçant est seul responsable de ce qu'il vend ou sert au gagnant d'un bon du concours et des litiges qui en naissent, et il répond des scans faits par les membres de son équipe.

La responsabilité de Altis Koten SRL envers un commerçant est limitée aux sommes qu'il a versées au cours des douze derniers mois, et à zéro sur le forfait gratuit, sauf faute lourde, dol ou dommage corporel, cas dans lesquels aucune limitation ne s'applique. Cette limite ne s'applique jamais aux remboursements des bons du concours dus au commerçant, qui restent dus en entier, quel que soit son forfait. Rien dans ces conditions n'écarte une responsabilité qui ne peut pas l'être selon le droit belge.

Ces conditions peuvent changer. Un changement défavorable au commerçant est annoncé par courriel au moins trente jours avant de prendre effet. Un changement imposé par la loi, par une autorité ou par la sécurité du service peut s'appliquer plus tôt : le commerçant en est alors informé dès que possible, avec sa raison.

Pendant ce délai, ou dès l'annonce d'un changement appliqué plus tôt, le commerçant peut fermer son commerce ou cesser d'utiliser le service sans frais. Continuer à l'utiliser après l'entrée en vigueur vaut acceptation.

Ces conditions sont régies par le droit belge.

À défaut d'accord amiable, les cours et tribunaux de l'arrondissement judiciaire du siège de Altis Koten SRL sont seuls compétents. Cette clause vise des relations entre professionnels et ne prive aucun consommateur des droits que lui réserve la loi de sa résidence.

Altis Koten SRL, Traverse d'Esope 6, 1348 Ottignies-Louvain-la-Neuve, Belgique, numéro d'entreprise BE 1037.896.832. Par courriel : hello@fideloop.app.