Guides pratiques
Carte de fidélité et données personnelles en Belgique
Oktapus permet de tenir une carte de fidélité sans demander au client son nom, sa photo ou sa date de naissance. Avec un compte, le service traite notamment son adresse e-mail, ses cartes et les cachets reçus. Le commerçant voit l'état de la carte chez lui, sans voir l'adresse e-mail ni les cartes des autres commerces.
Quelle carte de fidélité choisir pour un commerce belge qui veut collecter le moins de données personnelles possible et respecter le RGPD ? Le point de départ est de connaître les informations utilisées pour chaque geste, puis les choix laissés au client.
Quelles données sont collectées pour une carte de fidélité ?
La politique de confidentialité détaille les informations du compte : adresse e-mail, identifiant interne, langue, thème, choix de notifications, services de connexion liés et date de création. La fidélité ajoute les commerces rejoints, les cartes, les cachets datés, leur mode d'attribution, les récompenses remises et les corrections. La clé du code présenté au comptoir et les traces nécessaires à sa protection font aussi partie du fonctionnement.
Le client peut commencer dans l'application sans compte, jusqu'à 3 cachets, puis s'inscrire pour continuer et les conserver. Sans compte, le service garde l'appareil et ses cartes sans disposer d'une adresse e-mail. L'espace client web exige, lui, un compte dès le premier cachet. Le choix du support change donc les informations nécessaires au départ.
La localisation et les notifications sont-elles obligatoires ?
Les cartes et les cachets fonctionnent lorsque le client refuse les notifications, Découverte ou la localisation. Ces options reposent sur son consentement selon la politique. Si la localisation est autorisée, la position sert à calculer une réponse, puis disparaît. Elle n'est conservée ni dans la base ni dans les journaux.
Les notifications activées entraînent l'enregistrement d'informations d'appareil, dont un identifiant d'installation et un jeton de notification. D'autres usages ont leurs propres données : signaler un commerce ajoute un motif et éventuellement un commentaire, participer au concours entraîne une déclaration et des réponses. Il est donc utile de distinguer les informations liées aux cachets de celles produites par les fonctions choisies en plus.
Que voit le commerçant quand il scanne une carte ?
L'équipe voit l'état de la carte dans son commerce. Le tableau de bord présente des nombres comme les membres du programme, les cachets distribués et les récompenses remises. Le scan ne lui donne ni le nom ni l'e-mail du client, ni son parcours dans les autres commerces. Dans Oktapus Pro, la caméra lit le code : aucune image n'est enregistrée ou envoyée, seul le texte du code part vers le serveur.
Le service traite aussi des informations techniques nécessaires à son fonctionnement, notamment des journaux d'hébergement contenant une adresse IP et une date de requête. La politique décrit également la mesure de fréquentation et, avec acceptation du bandeau, un suivi des visites du site. Les données ne sont ni vendues ni partagées à des fins publicitaires.
Où sont les données et comment les supprimer ?
La base de données est hébergée dans l'Union européenne et les serveurs s'exécutent à Francfort. La politique nomme les prestataires du service et décrit des transferts liés à certains prestataires établis aux États-Unis, encadrés par les garanties qu'elle précise. Le client peut demander une copie de ses données depuis l'application et leur suppression depuis l'application ou le site.
Pour un compte, l'effacement intervient après trente jours, avec possibilité de revenir sur la demande pendant ce délai. Après l'effacement, les cachets sont détachés du client et ramenés à la journée pour garder les compteurs du commerce. La trace des codes utilisés reste sept jours et les compteurs anti-abus trois jours. La politique donne les autres durées et les moyens d'exercer ses droits.
Quand choisir autre chose ?
Une carte papier sans fichier client est plus adaptée si l'objectif est qu'aucun service numérique ne traite les passages. Oktapus conserve les informations nécessaires à ses cartes et à leur protection, même quand le commerce ne voit pas l'identité du client. L'absence de nom dans l'écran du commerçant ne rend donc pas l'ensemble du service anonyme.
Ce guide décrit le produit et sa politique, sans établir la conformité du programme que chaque commerce met en place. Un besoin de fichier nominatif, d'export de contacts ou de collecte de renseignements supplémentaires appelle un examen distinct des finalités et des obligations. La politique de confidentialité reste la référence pour le détail des bases juridiques, des destinataires et des droits.
Questions pratiques
- Faut-il fournir sa date de naissance pour cumuler ?
- Oktapus ne demande pas la date de naissance pour tenir la carte. La politique distingue les cartes des données liées aux fonctions supplémentaires choisies.
- La suppression d'un compte efface-t-elle les compteurs du commerce ?
- Après l'effacement, les cachets sont détachés du client et ramenés à la journée. Le commerce conserve ainsi ses compteurs sans qu'ils désignent ce client.