Algemene voorwaarden voor handelaars

Deze voorwaarden regelen het gebruik van Oktapus door een handelaar, dat wil zeggen door een professional die een getrouwheidsprogramma opent op het platform. De klant die stempels verzamelt heeft een apart document, de gebruiksvoorwaarden voor klanten, en die zijn op hem van toepassing.

Ze worden aanvaard op het ogenblik dat een zaak wordt geopend vanuit de handelaarsruimte, en ze vormen de overeenkomst tussen Altis Koten SRL en de handelaar. Er komt geen latere versie: dit is de toepasselijke versie, en elke wijziging volgt de procedure die verderop staat.

Oktapus vervangt de kartonnen stempelkaart. De handelaar hangt een gedrukte affiche op die zijn klanten inschrijft. Om een stempel te krijgen, toont de klant zijn code in de Oktapus-app, en de handelaar scant hem met Oktapus Pro, de app voor handelaars, op zijn eigen telefoon of zijn eigen tablet. Zonder app kan de klant zijn code tonen vanuit de klantenruimte van de site, en kan de handelaar hem scannen vanuit de browser van zijn telefoon, in de handelaarsruimte. Deze noodoplossing heeft voor elke stempel netwerk nodig. Bij het contactloze pakket kan de klant ook zijn telefoon tegen de contactloze kaart van de zaak houden. Is de klantenkaart vol, dan wordt de beloning bij het volgende bezoek overhandigd en opent er een nieuwe kaart met die stempel erop.

Oktapus levert het platform, de app van de klant, de Oktapus Pro-app, de handelaarsruimte, de klantenruimte en het drukwerk. Oktapus levert de beloning niet en is nooit partij bij de overeenkomst tussen de handelaar en zijn klant.

Een account gaat open met een e-mailadres en een code van zes cijfers. Er is geen wachtwoord.

De handelaar staat in voor de toegang tot de mailbox die aan zijn account hangt: wie een code ontvangt, krijgt toegang. Een adres dat verandert, werk je bij vanuit de handelaarsruimte, voor je het oude kwijtspeelt.

Een zaak kan meerdere mensen tellen, elk met een eigen account en een eigen rol: eigenaar, beheerder, medewerker. Geen enkele account wordt gedeeld, en geen enkel toestel op de toonbank draagt de account van iemand anders.

De eigenaar staat in voor de toegangen die hij verleent en voor wat onder die toegangen gebeurt. Een toegang trek je in vanuit de handelaarsruimte, en dat is meteen van kracht.

Twee pakketten, en wat ze scheidt is de handeling aan de toonbank, geen lijst van geblokkeerde functies.

• Het gratis pakket: het scannen van de code van de klant met Oktapus Pro of vanuit de browser, de affiche om af te drukken, bezoeken en stempels zonder limiet, het hele team, en tot 100 ingeschreven klanten. Daarboven blokkeert er niets aan de toonbank: de handelaar wordt verwittigd.
• Het pakket van 14,90 euro per maand: de contactloze kaart die per post vertrekt, met de code van de klant als reserve, ingeschreven klanten zonder limiet, de cijfers van de zaak en de wedstrijd. De wedstrijd wordt alleen in België en Frankrijk georganiseerd, is nog niet gelanceerd, en opent daarna in een regio pas vanaf 10 geabonneerde zaken (zie het deel over de wedstrijd).

Het betalende pakket wordt online afgesloten, via de handelaarsruimte van oktapus.app, zodra online betalen daar open is. Zolang een zaak niet ingeschreven is, wordt haar geen factuur gestuurd.

Het gratis pakket is gratis, zonder bankkaart en zonder minimale looptijd.

Het contactloze pakket kost 14,90 euro per maand, belasting over de toegevoegde waarde inbegrepen tegen het geldende tarief. Een onderneming die btw-plichtig is in een andere lidstaat van de Europese Unie dan België en waarvan het nummer gecontroleerd is in het Europese VIES-register, wordt hetzelfde bedrag exclusief btw gefactureerd: de belasting is dan verschuldigd door de handelaar zelf, volgens de verleggingsregeling. De betaling gebeurt vooraf voor elke maand, met bankkaart of via SEPA-domiciliëring. Er wordt niets gedebiteerd zonder uitdrukkelijke inschrijving.

De facturen worden uitgereikt door Altis Koten SRL (BE 1037.896.832), Traverse d'Esope 6, 1348 Ottignies-Louvain-la-Neuve, Belgique, op de naam en het factuuradres die de handelaar opgeeft.

• Wie kan inschrijven: een zaak met een factuuradres in België of Frankrijk, via haar eigenaar, vanaf de pagina "Mijn abonnement" van de handelaarsruimte.
• Looptijd en verlenging: het abonnement is maandelijks en wordt elke maand automatisch verlengd, op de datum van inschrijving, tot het opgezegd wordt.
• Opzegging: altijd mogelijk via het abonnementsbeheer. Ze gaat in aan het einde van de lopende maandperiode. Het pakket blijft tot dan actief, daarna gaat de zaak terug naar het gratis pakket, met haar klanten en hun kaarten.
• Terugbetaling: de lopende periode wordt niet terugbetaald, behalve wanneer de wet dat oplegt.
• SEPA-domiciliëring: wie deze betaalmethode kiest, aanvaardt een SEPA-domiciliëringsmandaat ten gunste van Altis Koten SRL, dat bij de betaling voorgelegd wordt. Een domiciliëring wordt pas na enkele werkdagen bevestigd. Het pakket start bij de bevestiging.
• Mislukte betaling: als een verlenging mislukt, blijft het pakket actief tijdens een respijtperiode van 7 dagen, waarin de betaling opnieuw geprobeerd wordt en de handelaar per e-mail verwittigd wordt. De contactloze kaart blijft in die periode werken, maar de wedstrijd wordt opgeschort. Zonder betaling aan het einde van de periode gaat de zaak terug naar het gratis pakket.
• Kit: de eerste betaling omvat een kit met de contactloze kaart, per post verstuurd naar België of Frankrijk, naar het leveringsadres dat de handelaar opgeeft. Per zaak wordt één kit verstuurd, behalve ter vervanging van een kit die onderweg verloren is gegaan.
• Btw: een onderneming die btw-plichtig is in een andere lidstaat van de Europese Unie dan België en waarvan het nummer gecontroleerd is in het VIES-register, wordt exclusief btw gefactureerd volgens de verleggingsregeling (artikel 196 van Richtlijn 2006/112/EG). In alle andere gevallen is de btw in de prijs inbegrepen tegen het geldende tarief.
• Facturen: ze worden uitgereikt door Altis Koten SRL, per e-mail verstuurd en zijn beschikbaar in het abonnementsbeheer.

De handelaar bepaalt het aantal stempels en de omschrijving van de beloning, en hij kan ze wijzigen. Een wijziging geldt alleen voor kaarten die erna geopend worden: een kaart die al bezig is, houdt de regels waaronder ze begon.

De beloning is verschuldigd door de handelaar, in zijn zaak, en Oktapus waarborgt noch de waarde noch de beschikbaarheid ervan. Een per vergissing gezette stempel verbeter je vanuit de handelaarsruimte, en de verbetering wordt bijgehouden.

De gedrukte affiche laat een klant toetreden tot een programma. Ze geeft nooit een stempel, en ze mag in de etalage blijven hangen.

De code die de klant in de Oktapus-app of in de klantenruimte van de site toont, geeft één stempel, één keer. Hij wordt berekend door de telefoon van de klant, hij verandert om de dertig seconden, en hij geldt voor de klant die hem toont. De handelaar en zijn team scannen hem met Oktapus Pro, of vanuit de browser in de handelaarsruimte, aan de toonbank, in aanwezigheid van de klant. Een code scannen buiten de toonbank of in afwezigheid van de klant, of een code scannen die gedeeld werd, bijvoorbeeld als screenshot, komt neer op stempels uitdelen, en de handelaar draagt daar alleen de gevolgen van.

De contactloze kaart geeft een stempel aan de klant die er zijn telefoon tegen houdt. Ze blijft in de zaak. Ze uit de zaak meenemen of ze aan iemand toevertrouwen komt evenzeer neer op stempels uitdelen.

Ongeacht de handeling krijgt een klant van dezelfde zaak in tien minuten niet meer stempels dan de limiet die die zaak koos, standaard drie, en het logboek van de zaak noemt het teamlid dat scande.

De Oktapus-wedstrijd maakt deel uit van het contactloze pakket. Altis Koten SRL is er de enige organisator van en financiert hem als enige, volgens een reglement dat de deelnemers in de Oktapus-app lezen. De handelaar is er noch de organisator noch de sponsor van: hij ontvangt de winnaars die naar hem gestuurd worden en aanvaardt hun bonnen, volgens het deel "De bonnen van de wedstrijd".

• Landen en lancering: de wedstrijd wordt alleen in België en Frankrijk georganiseerd. Hij is nog niet gelanceerd: er opent geen enkele wedstrijd, in geen enkele regio, voordat Oktapus hem lanceert, en de geabonneerde handelaars worden daarvan per e-mail verwittigd.
• Opening: de wedstrijd opent in een regio zodra minstens 10 zaken van die regio geabonneerd zijn op het contactloze pakket, met een abonnement in orde, open, niet geschorst en met een actief getrouwheidsprogramma. Zolang die drempel niet bereikt is, heeft de zaak geen wedstrijd.
• Regio: de regio van een zaak is haar gemeente. In België is dat de gemeente die bij haar postcode hoort, en de negentien gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest vormen samen één regio. In Frankrijk, of zonder herkende Belgische postcode, is het de plaats die de zaak opgeeft.
• Informatie: op verzoek laat Oktapus de handelaar weten of de wedstrijd in zijn regio open is en, zo niet, hoeveel zaken van zijn regio op het contactloze pakket geabonneerd zijn.
• Wijziging van de drempel of van de regio: een verhoging van de drempel of een wijziging van de definitie van de regio waardoor een zaak die de wedstrijd heeft hem zou verliezen, wordt minstens dertig dagen voor ze van toepassing wordt per e-mail aangekondigd aan de betrokken zaken, zoals een ongunstige wijziging van deze voorwaarden.
• Beurtrol: zodra de regio open is, ontvangen de geabonneerde zaken van de regio de winnaars elk op hun beurt, en geen enkele krijgt een tweede winnaar voordat alle zaken er een kregen. Het is een beurt, geen waarborg van bezoekersvolume: een winnaar kan wegblijven, en een wedstrijd kan geen enkele winnaar aanwijzen.
• Wat niet gewaarborgd is: Oktapus waarborgt noch een aantal winnaars, noch hun komst, noch een omzet. Het aantal bonnen per avond, de frequentie van de wedstrijden en dus de duur van een beurt hangen af van het aantal zaken van de regio en van de instellingen van de wedstrijd. Een regio die niet opent, een avond die niemand aanwijst of een winnaar die niet komt, geven geen recht op enige compensatie.
• Deelname: partnerhandelaars en de leden van hun team mogen niet deelnemen aan de wedstrijd. Een account dat eigenaar of teamlid is van een zaak op Oktapus die niet gesloten is, ongeacht haar pakket, kan er niet op antwoorden, en de deelname van een account dat zich vóór de trekking bij een team aansluit, gaat niet mee in de trekking.
• De wedstrijd bekendmaken: de handelaar mag de wedstrijd bij zijn klanten bekendmaken met het materiaal dat Oktapus levert, zonder de voorwaarden ervan te wijzigen, zonder winst te beloven en zonder de deelname aan een aankoop te koppelen. Hij verbindt zich ertoe geen eigen loting of wedstrijd te organiseren op Oktapus of door middel van Oktapus. Hij brengt de leden van zijn team op de hoogte van de regels van dit deel en van het volgende.
• Opschorting: Oktapus kan de wedstrijd opschorten, in een regio of overal, om een van de volgende redenen, en zolang als nodig is om ze te verhelpen: fraude of een poging tot fraude, een technisch of beveiligingsprobleem, een wettelijke of reglementaire vereiste, de beslissing van een overheid of een rechtbank, een vereiste van Apple of Google voor de Oktapus-apps, of overmacht. De opschorting gaat onmiddellijk in wanneer de reden ervan dat vereist, en de betrokken zaken worden er per e-mail van op de hoogte gebracht, met de reden. Tijdens een opschorting opent geen nieuwe wedstrijd, gaan de lopende wedstrijden door tot hun trekking, en moeten de al gewonnen bonnen nog steeds aanvaard en terugbetaald worden.
• Wijziging of stopzetting: Oktapus kan de wedstrijd wijzigen (het aantal of de waarde van de bonnen, de frequentie van de wedstrijden, de openingsdrempel, de definitie van de regio) of stopzetten, om een objectieve reden die ze vermeldt: een wijziging van de wet of van de interpretatie ervan door een overheid of een rechtbank, een vereiste van een leverancier of een appwinkel, of kosten van de wedstrijd die onevenredig zijn geworden ten opzichte van de deelname eraan. Een wijziging die ongunstig is voor de handelaar, wordt hem minstens dertig dagen voor ze van toepassing wordt per e-mail aangekondigd, zoals het deel "Wijziging van de voorwaarden" bepaalt.
• Recht van de handelaar: het abonnement kan op elk moment worden opgezegd, zonder kosten, met ingang aan het einde van de lopende maandperiode. Een opschorting, wijziging of stopzetting die onder deze voorwaarden beslist wordt, geeft geen recht op enige andere vergoeding.

Een bon van de wedstrijd is 10 euro waard, btw inbegrepen. Hij wordt gefinancierd door Altis Koten SRL, niet door de handelaar, en de winnaar besteedt hem in de zaak die de beurtrol hem heeft toegewezen. Wat volgt, geldt voor de zaak die winnaars ontvangt.

• De bon aanvaarden: tijdens de geldigheid van de bon en tijdens de openingsuren aanvaardt de handelaar elke bon van de wedstrijd die zijn zaak aanwijst, als betaling van producten of diensten uit zijn gewone aanbod, met inachtneming van de regels die voor die producten gelden.
• Minstens één product van 10 euro: de zaak die winnaars ontvangt, verbindt zich ertoe minstens één product of dienst aan te bieden van 10 euro of minder, zonder toeslag, dat de winnaar volledig met zijn bon kan betalen.
• Onder dezelfde voorwaarden als voor zijn andere klanten: de handelaar mag zijn prijzen niet verhogen, geen minimumaankoopbedrag eisen, geen kosten aanrekenen en de bon niet voorbehouden aan bepaalde producten.
• Eén keer, zonder wisselgeld: de bon wordt in één keer gebruikt. Hij wordt nooit in geld omgeruild en er wordt geen wisselgeld teruggegeven.
• Scannen bij de verkoop: de bon wordt gescand met Oktapus Pro en bevestigd op het moment dat de winnaar bediend wordt. Oktapus Pro geeft aan of de bon geldig is. Een bon die vervallen is, al gebruikt is of voor een andere zaak bestemd is, wordt geweigerd.
• Weigering: een handelaar die een geldige bon zonder ernstige reden weigert, komt deze voorwaarden niet na. Oktapus vervangt dan de bon van de winnaar en kan de zaak uit de beurtrol verwijderen onder de voorwaarden van het punt "Verwijdering uit de beurtrol".
• Terugbetaling: Oktapus betaalt elke bon die tijdens een kalendermaand in Oktapus Pro gescand en bevestigd is, terug per SEPA-overschrijving, uiterlijk op de 5e van de volgende maand, tegen zijn nominale waarde, zonder commissie of kosten, op de bankrekening die de handelaar aan Oktapus heeft meegedeeld. Oktapus Pro toont de datum van die overschrijving zodra de bon bevestigd is. Zolang de handelaar zijn bankrekening niet heeft meegedeeld, blijven de bedragen verschuldigd en worden ze met de volgende overschrijving betaald.
• Afrekening: elke overschrijving gaat vergezeld van een afrekening met de lijst van de terugbetaalde bonnen. Die afrekening is geen factuur en vermeldt geen btw.
• Btw: Oktapus betaalt dit bedrag als derde, voor rekening van de winnaar: het is de prijs van de dienst die de handelaar aan de winnaar levert. De handelaar is er btw over verschuldigd zoals over elke verkoop, tegen het tarief dat van toepassing is op wat hij verkocht heeft, en stuurt Oktapus geen factuur voor dit bedrag.
• Wat niet terugbetaald wordt: een bon die niet vóór zijn vervaldatum gescand en bevestigd is, en een bon die een tweede keer gescand is, aangezien een bon maar één keer terugbetaald wordt. Een bon die door fraude verkregen of gevalideerd is, bijvoorbeeld gescand buiten een echte verkoop, wordt evenmin terugbetaald, en het bedrag ervan kan van de handelaar teruggevorderd worden als het al betaald is.
• Controle: wanneer objectieve elementen erop wijzen dat een bon zonder echte verkoop gevalideerd is, kan Oktapus de terugbetaling van de betrokken bonnen opschorten zolang de controle duurt, en deelt ze de handelaar de reden mee. Een ten onrechte betaald bedrag wordt door de handelaar terugbetaald of, met zijn schriftelijke toestemming, afgetrokken van de volgende terugbetalingen.
• Bewijs: de registratie van de scan en van de bevestiging ervan in Oktapus Pro geldt als bewijs van de verschuldigde terugbetaling, behoudens tegenbewijs door de handelaar.
• Betwisting: de handelaar kan een afrekening schriftelijk betwisten binnen dertig dagen na ontvangst. Oktapus antwoordt binnen dertig dagen.
• Na het vertrek: een bon die is uitgegeven voordat de zaak het contactloze pakket verlaat, geschorst wordt of haar programma sluit, moet aanvaard blijven worden tot zijn vervaldatum, zolang de zaak open is. De terugbetaling volgt de bon, niet het pakket: ze blijft verschuldigd voor elke aanvaarde bon.
• Verwijdering uit de beurtrol: Oktapus kan een zaak uit de beurtrol van de wedstrijd verwijderen wanneer ze geldige bonnen weigert, bonnen valideert zonder echte verkoop, geen enkel product of dienst van 10 euro of minder aanbiedt, of op een andere manier de regels van dit deel niet naleeft. De verwijdering gebeurt pas na een schriftelijke waarschuwing per e-mail, die vermeldt wat verweten wordt en binnen welke termijn het verholpen moet worden. De zaak behoudt haar abonnement en haar andere functies, en ze krijgt haar plaats in de beurtrol terug zodra de tekortkoming is opgeheven, behalve bij bewezen fraude.

De handelaar verbindt zich ertoe geen fictieve stempels te zetten, de toegang tot het platform niet door te verkopen, de technische limieten ervan niet te omzeilen, en de regels na te leven die op zijn activiteit en op zijn promotieaanbiedingen van toepassing zijn.

Een getrouwheidsprogramma mag niet gebruikt worden om klantgegevens te verzamelen voor andere doeleinden dan getrouwheid, noch om iemand uit te sluiten op een door de wet beschermde grond.

Alles wat de handelaar op Oktapus publiceert, de naam, de beschrijving, het adres en de beloning van de zaak, valt onder zijn verantwoordelijkheid: die inhoud moet juist en wettig zijn, zonder haatdragende of aanstootgevende uitingen.

De klanten zijn evengoed klanten van Oktapus als van de handelaar, en hun gegevens worden verwerkt door Altis Koten SRL als verwerkingsverantwoordelijke, volgens het privacybeleid.

In de praktijk krijgt de handelaar geen enkel persoonsgegeven van die klanten: zijn ruimte toont getallen, leden van het programma, stempels van vandaag en overhandigde beloningen. Van de leden van zijn team kent hij het adres, want dat zijn zijn medewerkers en hij heeft ze uitgenodigd.

Oktapus verbindt zich tot een middelenverbintenis: de dienst bereikbaar houden, incidenten binnen een redelijke termijn oplossen en geplande onderbrekingen aankondigen wanneer ze voorzienbaar zijn.

Er wordt geen contractueel dienstverleningsniveau beloofd, noch op het gratis pakket, noch op het betalende zolang het niet openstaat. Antwoordt de toonbank niet, dan bedient de handelaar zijn klant en wordt de stempel nadien ingehaald.

Een zaak kan geschorst worden wanneer ze fictieve stempels zet, wanneer ze de veiligheid van de dienst of de gegevens van anderen in gevaar brengt, of wanneer ze het platform voor een onwettige activiteit gebruikt.

Een zaak kan ook geschorst worden wanneer wat ze op Oktapus publiceert, haar naam, haar beschrijving, haar adres of haar beloning, onwettig, haatdragend, misleidend of aanstootgevend is, met name na een melding van een klant. Een geschorste zaak wordt niet meer aan klanten getoond in de lijsten, de zoekfunctie en de kaart van de app, en kan geen stempels meer zetten of nieuwe leden aannemen; haar klanten behouden hun kaarten en hun stempels, en het opheffen van de schorsing herstelt de zaak zoals ze was.

Behalve bij hoogdringendheid of wettelijke verplichting gaat aan de schorsing een verwittiging per e-mail vooraf, die zegt wat er wordt verweten en binnen welke termijn het rechtgezet kan worden.

Een zaak sluit je vanaf de verwijderingspagina van deze site, door de laatste van haar eigenaars, nadat zijn adres met een code van zes cijfers is nagekeken en nadat hij de exacte naam van de zaak heeft ingetikt.

De sluiting is onmiddellijk en definitief: de kaarten van de klanten, hun stempels, de inschrijvingen en de toegangen van het team gaan mee met de zaak, er is geen venster van dertig dagen zoals bij een account, en herstel is onmogelijk. De klanten worden door ons niet verwittigd, ook niet zij van wie een volle kaart op haar beloning wachtte: dat is aan de handelaar. Een handelaar die wil vertrekken zonder de zaak te sluiten, draagt de eigendom ervan over aan iemand anders.

Het merk Oktapus, zijn logo, zijn interfaces, zijn drukwerk en zijn code blijven de uitsluitende eigendom van Altis Koten SRL.

Wat de handelaar aanbrengt, de naam van zijn zaak, zijn logo, zijn foto's en de omschrijving van zijn beloningen, blijft het zijne. Hij verleent ons het recht om het te tonen in de app, op zijn drukwerk en op zijn pagina's van de site, enkel voor de duur van zijn programma.

Oktapus is geen partij bij de verhouding tussen de handelaar en zijn klanten, waarborgt geen enkel bezoekersvolume en is niet aansprakelijk voor de beloofde beloning. De handelaar is als enige verantwoordelijk voor wat hij aan de winnaar van een bon van de wedstrijd verkoopt of serveert en voor de geschillen die daaruit voortvloeien, en hij staat in voor de scans door de leden van zijn team.

De aansprakelijkheid van Altis Koten SRL tegenover een handelaar is beperkt tot de bedragen die hij de laatste twaalf maanden heeft betaald, en tot nul op het gratis pakket, behalve bij zware fout, bedrog of lichamelijke schade, gevallen waarin geen enkele beperking geldt. Deze beperking geldt nooit voor de terugbetalingen van bonnen van de wedstrijd die aan de handelaar verschuldigd zijn, en die volledig verschuldigd blijven, ongeacht zijn pakket. Niets in deze voorwaarden sluit een aansprakelijkheid uit die naar Belgisch recht niet uitgesloten kan worden.

Deze voorwaarden kunnen wijzigen. Een wijziging die ongunstig is voor de handelaar wordt minstens dertig dagen voor ze van kracht wordt per e-mail aangekondigd. Een wijziging die door de wet, door een overheid of door de veiligheid van de dienst wordt opgelegd, kan eerder van toepassing worden: de handelaar wordt daarvan dan zo snel mogelijk op de hoogte gebracht, met de reden ervan.

Tijdens die termijn, of zodra een eerder toegepaste wijziging wordt aangekondigd, kan de handelaar zijn zaak sluiten of het gebruik van de dienst stopzetten zonder kosten. De dienst blijven gebruiken na de inwerkingtreding geldt als aanvaarding.

Deze voorwaarden worden beheerst door het Belgisch recht.

Bij gebrek aan een minnelijke regeling zijn de hoven en rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van de zetel van Altis Koten SRL als enige bevoegd. Dit beding betreft verhoudingen tussen professionals en ontneemt geen enkele consument de rechten die de wet van zijn woonplaats hem voorbehoudt.

Altis Koten SRL, Traverse d'Esope 6, 1348 Ottignies-Louvain-la-Neuve, Belgique, ondernemingsnummer BE 1037.896.832. Per e-mail: hello@fideloop.app.